Geschäftsreisen optimieren:

So setzen Unternehmen hohe Standards

Geschäftsreisen gehören in vielen Unternehmen dazu, wenn es darum geht, mit Kunden oder Geschäftspartnern zu kommunizieren. Manche Details lassen sich eben am besten „von Angesicht zu Angesicht“ klären.

Bevor es jedoch an der Zeit ist, seinen Koffer in einem Hotel auszupacken, gilt es, jede Geschäftsreise zu planen. Glücklicherweise nimmt genau das heutzutage weniger Zeit in Anspruch, als es beispielsweise noch vor einigen Jahren der Fall war.

Verantwortliche, die wissen, worauf sie achten müssen, wenn sie Mitarbeiter von A nach B schicken, können nicht nur Zeit, sondern auch Mühe sparen.

Und selbstverständlich ist es zudem möglich, das Vorgehen rund um Geschäftsreisen immer weiter zu optimieren. Die folgenden Abschnitte zeigen auf, wie dies gelingen kann und liefern gleichzeitig spannende Inspirationen rund um die Zeit, die fernab des eigenen Schreibtischs verbracht wird.

Im Zusammenhang mit Geschäftsreisen ist es wichtig, viele verschiedene Details zu berücksichtigen. Ein Travel Management System kann dabei helfen, alle wichtigen Punkte festzuhalten. Unabhängig davon, ob die Reisenden dann einen Blick auf ihre Zug- oder Flugverbindungen, ihr Hotel oder andere wichtige Faktoren rund um ihren Aufenthalt werfen möchten: Sie können sich sicher sein, alle nötigen Informationen in einem Tool vorzufinden.

Genau hiervon können selbstverständlich zudem diejenigen profitieren, die mit dem Buchen der jeweiligen Reise beauftragt wurden. Mit den entsprechenden Lösungen ist es dann unter anderem möglich, eventuelle Anpassungen und Umbuchungen auf unkomplizierte Weise vorzunehmen.

Um optimal von den Vorteilen, die ein solches Tool bietet, profitieren zu können, ist es ratsam, allen betroffenen Mitarbeitern Zugriff auf ihre Daten zu gewähren. Somit verliert niemand den Überblick.

Vor allem in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern zeigt sich immer wieder, dass es definitiv sinnvoll ist, das Buchen von Geschäftsreisen über eine Abteilung beziehungsweise über bestimmte Personen vornehmen zu lassen. Immerhin wissen diese dann meist nach einiger Zeit genau, welche Buchungssysteme am besten zum Bedarf des Unternehmens passen, welche Verbindungen grundsätzlich zur Verfügung stehen und welche Anbieter mit Rabatten aufwarten.

Umgekehrt gilt: Wenn sich jeder Reisende in spe selbst um seine Tickets kümmert, ist die Gefahr groß, dass Abläufe unstrukturiert und unübersichtlich werden. Um sicherzustellen, dass einer reibungslosen Buchung einer Geschäftsreise nichts im Wege steht, sollte selbstverständlich jeder Mitarbeitende eines Unternehmens wissen, an wen er sich bei Fragen wenden kann.

Ergänzend hierzu lohnt es sich, auf die oben genannten Tools zu setzen, um dafür zu sorgen, dass alle wichtigen Daten um die Reise bei Bedarf in Eigenregie abgerufen werden können.

Viele Geschäftsreisende sind immer wieder auf denselben Strecken unterwegs und haben im Idealfall die Möglichkeit, sich auf der Strecke, zum Beispiel beim Hören der Euro Hot 30, zu entspannen. Dies bietet ihnen die Möglichkeit, Erfahrungen zu sammeln.

Typische Fragen, die nach einiger Zeit leicht beantwortet werden können, sind zum Beispiel „Wieviel Zeit brauche ich zum Umsteigen?“ und „Welches Hotel eignet sich am besten, um möglichst schnell zu meinem eigentlichen Zielort zu kommen?“.

Wichtig ist es in diesem Zusammenhang, die Kommunikation mit den Mitarbeitern, die mit dem Buchen der Reise beauftragt wurden, nicht abreißen zu lassen.

Denn: Wieviel Zeit nötig ist, um von einem Zug in den anderen umzusteigen und ob es sinnvoll ist, gegebenenfalls mit dem Flugzeug zu reisen, können häufig diejenigen am besten beurteilen, die auf den entsprechenden Strecken regelmäßig unterwegs sind.

Unabhängig davon, ob es die Geschäftsreisenden in eine der 15 größten Städte Deutschlands oder eher in eine ländliche Gegend verschlägt: Es ist definitiv sinnvoll, im Vorfeld feste Regeln zu kommunizieren. Diese helfen letztendlich dabei, einen klaren Rahmen für die anstehende Geschäftsreise zu schaffen.

Ein typisches Beispiel: Mitarbeiter, die von vornherein wissen, ob es ihnen erlaubt ist, ihre Kollegen vor Ort einzuladen, sich ein Getränk aus der Minibar zu nehmen oder einen Mietwagen vor Ort zu buchen, müssen hierüber mit ihren Vorgesetzten nicht immer wieder Rücksprache halten und helfen auf diese Weise dabei, die entsprechenden Abläufe noch flüssiger werden zu lassen.

Ebenso wie mit Hinblick auf die Verteilung der einzelnen Zuständigkeiten gilt auch in Bezug auf die festen Regeln, dass diese für jeden Betroffenen einsehbar sein sollten. Egal, ob über das Intranet oder über ein Handout: Die entsprechenden Vorgaben schaffen eine fundierte Basis für noch unkomplizierteres Vorgehen

Vielen Unternehmen ist es heutzutage wichtig, ihren ökologischen Fußabdruck zu verkleinern. Andererseits kann es mit Hinblick auf Vertragsabschlüsse, Kooperationen und Ähnliches wichtig werden, sich persönlich zu treffen und sich (im wahrsten Sinne des Wortes) an einen Tisch zu setzen.

Diejenigen, die sich auf der Suche nach passenden Kompromisslösungen befinden, sollten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen hin und wieder Videochats als Alternative in den Raum stellen.

Ob diese in Einzelfällen tatsächlich als adäquater Ersatz fungieren können, gilt es dann, detailliert – und zum Beispiel im Rahmen einer Teambesprechung – zu klären.

Zugegeben: Im hektischen Geschäftsbetrieb ist es natürlich nicht immer möglich, jede Geschäftsreise mit einem Feedbackgespräch abzuschließen.

Alternativ eignen sich auch kurze Umfragen gut, um herauszufinden, ob gegebenenfalls Optimierungsbedarf bestehen könnte. Typische Fragen, die in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle spielen sollten, sind unter anderem:

• Hat die Zeit der Geschäftsreise ausgereicht, um alle wichtigen Punkte zu klären?
• Wie wurde die Mobilität vor Ort gewährleistet?
• Handelt es sich bei der gewählten Unterkunft um ein Hotel, das in Zukunft wieder in Anspruch genommen werden sollte?
• Hat sich die Geschäftsreise insgesamt gelohnt oder wäre es sinnvoller gewesen, eine Videokonferenz oder Ähnliches abzuhalten?

Diese und weitere Überlegungen können dabei helfen, die Vorgehensweise rund um die verschiedenen Aufenthalte weiter zu optimieren.

Geschäftsreisen gehören in zahlreichen Unternehmen zum Alltag. Und viele Mitarbeiter haben kein Problem damit, ihren eigenen Schreibtisch zu verlassen, um an einem anderen Ort oder vielleicht sogar in einem anderen Land neue Erfahrungen zu sammeln.

Zudem gibt es viele Unternehmen, die von ihren Arbeitnehmern erwarten, dass diese ausreichend flexibel sind, um bei Bedarf kurzfristig ins Flugzeug oder in die Bahn zu steigen.

Auch nach Corona und in einer Zeit, in der viele festgestellt haben, dass sich Videokonferenzen hin und wieder als Ersatz eignen, möchten viele nicht auf das gemeinsame Gespräch vor Ort verzichten. Dennoch gilt es natürlich, den Aufwand rund um Geschäftsreisen so gering wie möglich zu halten.

Wie praktisch, dass es einige Tipps gibt, die möglicherweise auch alteingesessenen Unternehmen beweisen, wie einfach es sein kann, sich – trotz der Planung der entsprechenden Abwesenheiten – auf den „ganz normalen“ Geschäftsalltag zu konzentrieren.